“LOS DOCUMENTOS DE TEXTO Y SU ESTRUCTURA”

Los documentos son algún tipo de información que contiene texto específico con el fin de transmitir un conocimiento. Estos documentos poseen una estructura que se basa en los metadatos, se puede hablar de documentos estructurados, semiestructurados y no estructurados.


Los documentos estructurados son los que poseen una delimitación de la información, los documentos semiestructurados son más flexibles y cambiantes, no poseen un esquema definido, pueden presentar muchas veces la información como una base de datos y por último los documentos no estructurados que son los que no poseen una estructura definida que facilite la interpretación de su contenido por alguna interfaz, es decir, no se diferencia la información por lo que se hace necesario modificarla para agregarle datos que faciliten la obtención de la información necesaria.

Con respecto a la utilización de los metadatos se puede decir que son los datos que analizan datos que pueden no ser explícitos en el texto, proporcionado información básica y útil para que los usuarios recuperen información; existen dos escuelas, la primera es la de Catalogación que habla de los metadatos del mundo bibliotecario en el cual se ve la aplicación con el formato MARC que define campos para ingresar entradas bibliográficas. Y la segunda escuela, la estructuralista, dio a conocer el término de lenguaje de marcado, del cual el más conocido y usado es el XML, que básicamente lo que trata es de utilizar nuevos elementos dentro del texto para describir mejor la información.

Existen varias opiniones en cuanto a la clasificación y tipos de metadatos, pero los más precisos son los metadatos descriptivos que se refieren a la manera como fue creado o producido el documento y el metadato semántico trata del contenido del documento.

Finalmente, se habla de la búsqueda de la información que satisfaga las necesidades de los usuarios en cuanto a tiempos, cantidad y sobre todo calidad, para esto se deben utilizar adecuadamente los metadatos y así poder atender dos necesidades primordiales, el acceso a la información y la utilidad de la información. Teniendo en cuenta que existen dos perspectivas en la búsqueda y consulta de la información, estas son Recuperación de la Información que se encamina hacia la cantidad de documentos en una búsqueda específica, y la segunda es Extracción de la Información, orientada a la precisión de documentos.

¿QUÉ IMPORTANCIA TIENE EL MANEJO DE DOCUMENTOS ESTRUCTURADOS PARA LAS ORGANIZACIONES?

En una entidad cualquiera que sea, los documentos estructurados ayudan a saber información específica, con registros y datos precisos. Si se tienen los documentos estructurados, significa que están ordenados de alguna manera para poder ser recuperados por los usuarios de la información.

Lo importante a la hora de estructurar los documentos, es asignarle los metadatos adecuados de acuerdo a las necesidades de los usuarios para poder recuperar y extraer la información y los documentos adecuadamente. También se debe tener en cuenta que por ejemplo tener y manejar una base de datos hace que algunos datos importantes se pierdan, es por esto que se debe tener claro el planteamiento de los metadatos en el momento de describir la información tanto del entorno de creación y producción como de su contenido, que es lo primordial, e igualmente para garantizar el acceso y utilidad de la información porque es la historia y trascendencia de las actividades que realiza la organización.